SISÄLLYSLUETTELO
| 1. TIETOKANTOJEN KÄYTTÖ |
| 2. TIEDONHAKU |
| 2.1. Hakusanojen katkaisu intranet-lomakkeella |
| 2.2. Loogiset operaattorit intranet-lomakkeella |
| 2.3. Kenttien sisällöstä |
| 3. KYSYMYKSIÄ? |
Hakulomakkeen kenttiin kirjoitetaan tiedonhakua rajaavia hakusanoja. Lomakkeen kentät rajaavat tiedonhaun tiettyyn tietokannan kenttään. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi lomakkeen tekijä-kenttään kirjoitettua kirjoittajan nimeä tietokantaohjelma etsii tietokannan tekijä-kenttien sisältämistä nimistä. Poikkeus tästä periaatteesta on Vapaatekstihakukenttä, jolle kirjoitettuja hakusanoja tietokantaohjelma hakee kaikista tietokannan tiedoista.
Mitä useampiin lomakkeen kenttiin on tietyn tiedonhaun aikana kirjoitettu hakusana tai hakusanoja sitä rajatumpi haku on. Hakulomakkeen kenttien välissä on oletuksena operaattori AND. Jos esim. haettaessa tutkimustietoja kirjoitetaan hakusanoja yksikkö- ja aloitusvuosi-kenttiin, niin haku kohdistuu tutkimuksiin, joiden tiedoissa esiintyy kyseinen vastuuyksikkö ja aloitusvuosi. Kenttien "väliin" voi vaihtaa lomakkeella myös OR-operaattorin, jolloin ainakin yhden kentän hakuehdon tulee toteutua, jotta haku antaisi tulokseksi viitteitä.
Tiedonhaun tuloksen kannalta on hyvä miettiä sanojen synonyymejä, hierarkioita ja rinnakkaiskäsitteitä. Esimerkiksi turvallisuustekniikkaa suppeampi käsite on riskianalyysit tai geotekniikan sijasta on mahdollisesti käytetty sanaa maarakennus. Valitut hakusanat vaikuttavat löytyneiden viitteiden määrään ja tiedonhaun tarkkuuteen.
Tiedonhaun aikana käytettäviä hakusanoja voi katkaista ja hakusanoihin kuuluvia kirjaimia voi tarvittaessa peittää. Lisäksi hakusanoja voi yhdistellä Boolen operaattoreilla ja eri kenttien kohdalta saatavista listoista voi valita sopivia hakusanoja.
2.1 Hakusanojen katkaisu intranet-lomakkeella
Tiedonhaun aikana käytettävät hakusanat voi katkaista alku- tai loppupäästä käyttämällä * -merkkiä. Jos käytetään hakusanaa *energia, tietokantaohjelma löytää sellaisia tutkimuksia tai julkaisuja, joiden tietokantaan tallennetuista tiedoista löytyvät yksi tai useampi sanoista sähköenergia, tuulienergia, ydinenergia, lisäenergia, energia jne.
Yleensä hakusanat kannattaa katkaista sanojen loppupäästä ja sanoja katkaistaessa on järkevää miettiä, miten hakusanat taipuvat. Jos hakusana on puolijoh*, tietokantaohjelma poimii tietokannasta riippuen julkaisut tai tutkimukset, joiden tiedoissa esiintyvät esimerkiksi sanat puolijohde, puolijohteet, puolijohteiden, puolijohdemateriaalit.
On myös mahdollista katkaista hakusana samanaikaisesti sekä alku- että loppupäästä tai peittää hakusanan keskellä olevista kirjaimista osa *-merkillä. Tiedonhaun *poltto* aikana tietokantaohjelma löytää viitteet, joiden tietokantaan tallennetuista tiedoista löytyvät esimerkiksi joku sanoista puupolttoaine, monipolttoaine, polttokenno, polttoleikkaus tai liikennepolttoaineiden.
2.2. Loogiset operaattorit intranet-lomakkeella
Jokaisen kentän sisällä voi yhdistellä hakusanoja AND, OR ja NOT (Boolen)-operaattoreiden avulla. AND ja NOT -operaattorit rajaavat tiedonhakua ja pienentävät löytyneiden tutkimusten määrää. OR-operaattori voi käyttää esimerkiksi varmistamaan, että tiedonhaussa käytetään kaikkia synonyymejä. Tämä operaattori laajentaa tiedonhaun tulosta. On hyvä huomata, että jos hakusanoja on annettu yhtäaikaa useampiin hakulomakkeen kenttiin, tämä rajaa tiedonhakua.
Eräs tapa rajata tarkemmin tulosjoukkoa käytettäessä Vapaatekstihakukenttää, on lisätä AND-, OR- tai NOT-operaattoriin .f -suffiksi (esim. AND.F). Sillä määrätään, että haettavien termien pitää esiintyä samassa kentässä viitteessä. Vielä tarkempi niin sanottu läheisyysoperaattori on .s -suffiksi, jolla operaattorin saa hakemaan toista termiä saman lauseen tai ns. alikentän sisältä. Esim. "ydinpolttoaine and.s turvallisuus" hakee viitteitä, joissa termit esiintyvät samassa lauseessa, jolloin viitteen relevanttius hakijan kannalta on luonnollisesti parempi.
Vapaatekstihakukenttä
Tähän kenttään voi hakusanaksi laittaa mitkä tahansa sanat, jotka liittyvät haettavaan tietoon. Tietokantaohjelma hakee kenttään kirjoitettuja sanoja kaikkien valittuun tietokantaan siirrettyjen viitteiden kaikista tiedoista. Vapaatekstikentässä voi hakea myös minkä tahansa kyseisen tietokannan kentän sisältöä kirjoittamalla hakusanan eteen kentän nimen ja yhtäsuuruusmerkin, esim. tutkimusrekisteristä haettaessa ps=käynnissä. Lisätietoja kenttien nimistä saa, klikkaamalla hiirellä hakulomakkeella kohtaa Lisätietoja tietokannasta.
Tekijäkenttä
Tähän kenttään kirjoitettuja hakusanoja tietokantaohjelma etsii tekijä (tutkija) -kentistä.
Asiasanat -kenttä
Asiasanakenttä on käytössä tutkimusrekisterissä, VTT:n omissa sarjoissa ilmestyneiden raporttien ja erityisesti tieteellisten artikkeleiden osalta julkaisurekisterissä sekä Itämeri-toetokannassa. Asiasanat ovat englanninkielisiä.
Julkaisun (tutkimuksen) nimi -kenttä
Tämän kentän avulla voi esimerkiksi selvittää, onko tietokantaan tallennettu julkaisu tai tutkimus, jonka nimi tai osa nimestä on tiedossa.
Yksikkö-kenttä
Yksikkö-kentästä löytyvät tieto yksiköstä, joiden tutkimusten tietoja on tallennettu tietokantaan.
Sarja-kenttä
Tästä kentästä näkyy, missä julkaisusarjoissa tai lehdissä tutkimustuloksia on julkaistu.
Julkaisuvuosi-kentät
Julkaisuvuosi-kenttien avulla voi rajata haettavan tutkimustiedon sijoittumisen tiettyyn aikaan niin, että julkaisuvuosi (PY tai tutkimusrekisterissä tutkimuksen aloitusvuosi, SD) on suurempi kuin tietty vuosi (yyyy>2005) tai pienempi kuin määrätty vuosi (yyyy<2007).
Anssi Neuvosen (p. 4423) puoleen voi kääntyä hakulomakkeita ja tietokantojen sisältöä koskevissa kysymyksissä.
Tiedot julkaisurekisteristä puuttuvista artikkeleista ja raporteista lähetetään julkaisuyhdyshenkilöille.
Tutkimusrekisterin sisältöä ja rekisterin täydentämistä koskeviin kysymyksiin vastaa Annikki Sipinen (p. 4404).